Kế toán vật tư trong doanh nghiệp là một lĩnh vực khó với nhiều người. Kế toán vật tư cần lưu ý những cảnh báo sau để kiện toàn công tác kế toán trong doanh nghiệp:
- Cảnh báo đối với một số doanh nghiệp có đặc thù bán hàng là bán nhỏ lẻ, bán cho cá nhân, vì thế thường không xuất hóa đơn, hoặc có xuất hóa đơn bán hàng kèm theo bảng kê cuối ngày nhưng thường kê lượng hàng bán ít hơn rất nhiều so với thực tế. Trường hợp này thường dẫn tới dư thừa hàng theo báo cáo nhập xuất tồn quá nhiều (dư ở mức bất hợp lý), vì thế hãy thận trọng điều chỉnh/luân chuyển sao cho khi phải giải trình với cơ quan thuế, kế toán có thể lý giải được. Ngược lại, trong một số trường hợp doanh nghiệp muốn “né” thuế GTGT hoặc không nhận thức đầy đủ về bản chất “cân đối hợp lý” của hàng tồn kho, thành ra cứ yêu cầu kế toán phải lấy hóa đơn đầu vào “ảo” (hóa đơn có thật, nhưng thanh toán ảo, hàng tồn kho ảo) trong khi đó ở đầu ra (thể hiện trên hóa đơn bán hàng) lượng hàng bán ra không “phù hợp” về số lượng hoặc chủng loại (mã hàng) so với mua vào. Cả hai trường hợp đó đều dễ dẫn tới viễn cảnh “xuất toán” và điều tra hóa đơn của cơ quan thuế khi công bố quyết định thanh tra thuế tại doanh nghiệp.
- Tư vấn doanh nghiệp nên đặt ra quy định quản lý hàng tồn kho, chi tiết quy trình và quy chuẩn kiểm soát nhập kho, xuất kho, xuất hóa đơn và tiếp nhận hóa đơn trong quá trình bán hàng/mua hàng. Nếu có các biểu mẫu giao dịch, hợp đồng… thì các nhân viên sẽ rút ngắn đáng kể thời gian tác nghiệp, đồng thời tạo ra cơ sở hồ sơ chứng từ kế toán rất tốt cho cả yêu cầu quản trị nội bộ và thuế.
- Trường hợp doanh nghiệp sử dụng 3TSoft hoặc bất kỳ ứng dụng/phần mềm nào khác mà muốn thực hiện tính giá vốn theo phương pháp “Thực tế đích danh” thì cách tốt nhất là không lệ thuộc vào phần mềm, hãy thực hiện yêu cầu đó bằng cách: mỗi khi có giao dịch nhập kho của mặt hàng nào đó, hãy đặt mã hàng gắn với thời gian nhập kho VD: “HHA150815S10h” – Hàng hóa A nhập lúc 10h sáng ngày 15/8/2015, sau đó khi xuất sẽ chỉ định lô xuất, đồng thời chọn tính giá vốn theo bất kỳ phương pháp nào thì cũng đều trả kết quả cho “Thực tế đích danh”.
- Theo nguyên tắc nghiệp vụ “giá nhập kho được tính bằng giá mua + chi phí mua + chi phí vận chuyển bốc dỡ”. Tuy nhiên trong thực tế, gần như ít khi doanh nghiệp tập hợp được ngay chi phí mua theo các đơn hàng nhập kho. Ví dụ như: doanh nghiệp kinh doanh thương mại, thuế 1 doanh nghiệp chuyên vận tải cho mình. Đặt hàng với nhà cung cấp mỗi tuần 2 chuyến, khi lấy hàng nhận hóa đơn và thanh toán mỗi tuần 1 lần. Còn với đơn vị vận chuyển thì hợp đồng là tổng hợp đối soát nhật trình vận chuyển theo tháng, lập bảng kê và mỗi tháng xuất 1 hóa đơn. Rõ ràng như vậy khó lòng mà phân bổ chi phí. Như hướng dẫn ở phần trên, đối với vật tư phục vụ sản xuất, nếu không tính được chi phí mua vào giá nhập kho thì kế toán ghi nhận chi phí đó cùng với thuế trực thu vào chi phí sản xuất (154/622/627), còn đối với hàng hóa, kế toán tập hợp chi phí mua vào tài khoản 1562, cuối kỳ (tháng/quý/năm) tính theo tỷ lệ tiêu thụ/tỷ lệ nhập kho mà phân bổ sang giá vốn hàng bán (632).
- Đối với vật tư mua về với mục đích sản xuất, xây lắp, gia công… nếu dư thừa hoặc giảm phẩm cấp đến mức không dùng được phải bán thanh lý hoặc trường hợp thừa vật tư nhượng bán cho doanh nghiệp/cá nhân khác. Lúc này, câu hỏi mà tác giả thường nhận được là “loại vật tư đó không có trong danh mục ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp, có thể bán và xuất hóa đơn được không”. Câu trả lời là bán bình thường, nhưng xử lý bằng nghiệp vụ bán thanh lý. Giá xuất kế toán vẫn ghi nhận giá vốn (632) nhưng doanh thu thu được hạch toán vào tài khoản 711. Hóa đơn vẫn xuất như trường hợp bán hàng nhưng trên hóa đơn ghi rõ “Bán thanh lý”. Với cách xử lý như vậy, vừa phù hợp với pháp luật về thuế, vừa phản ánh đúng bản chất của kế toán tài chính doanh nghiệp.
Dịch vụ đào tạo học kế toán thực hành chuyên sâu, tập trung vào thực hành và chia sẻ kỹ năng, kinh nghiệm thực tế. Giáo viên là các chuyên gia kế toán, kiểm toán đi làm lâu năm, giàu kinh nghiệm, đang làm việc tại các Doanh nghiệp lớn. Với phương pháp đào tạo chú trọng thực hành, cầm tay chỉ việc, giới hạn số lượng Học viên trong 1 lớp. Chúng tôi cam kết sau khóa học, Học viên có thể đi làm được ngay!
