Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử chi tiết theo công văn 1959/TCT-DNL của tổng cục thuế. Bạn đọc cùng chúng tôi tìm hiểu qua nội dung bài viết dưới đây nhé:
Ngày 12/05/2017, Tổng cục thuế hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo Công văn 1959/TCT-DNL như sau:
1. Chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử
Trong trường hợp khách hàng (KH) không phải là các đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, giấy tờ chứng minh việc cung cấp dịch vụ giữa KH và doanh nghiệp (ví dụ như hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, phiếu thu, biên nhận thanh toán,… thì người bán lập HĐĐT cho người mua theo quy định và trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
2. Về tiêu thức chữ ký và dấu của người bán trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy
Trường hợp doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi HĐĐT sang giấy để giao cho KH trong trường hợp KH có nhu cầu chuyển đổi sang giấy và chỉ được chuyển đổi 01 lần.
Trên HĐĐT chuyển đổi sang giấy không nhất thiết phải có dấu và chữ ký người đại diện theo pháp luật.
Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của HĐĐT gốc;
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy;
- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn sang hóa đơn giấy.
Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi:
Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ thông tin sau:
- Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “ HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”);
- Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi;
- Thời gian thực hiện chuyển đổi.
HĐĐT chuyển đổi có giá trị pháp lý khi đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử và ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký.
Căn cứ: Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC
3. Về việc hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy có số dòng nhiều hơn một trang
Để phù hợp với đặc thù HĐĐT, trường hợp chuyển đổi HĐĐT ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì doanh nghiệp thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:
Doanh nghiệp được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị:
- Cùng số hóa đơn của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động);
- Cùng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán như trang đầu;
- Cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu, kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).
Căn cứ theo: Khoản 1, Khoản 3 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC
4. Về chữ ký điện tử trên văn bản thỏa thuận trong trường hợp phát hiện sai sót
Đối với trường hợp HĐĐT đã lập sau đó phát hiện sai sót thì doanh nghiệp lập văn bản xác nhận sai sót bằng giấy có chữ ký của người bán cũng như người mua
Hướng dẫn tại điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC
Trên đây là cách thực hiện hóa đơn điện tử mới nhất năm 2017 theo hướng dẫn của Tổng cục thuế theo công văn 1959/TCT-DNL. Hy vọng bài chia sẻ hữu ích cho các cá nhân, công ty dịch vụ kế toán, các bạn học viên của Trung tâm Thực hành kế toán MAC cũng như bạn đọc. Nếu có bất cứ vướng mắc nào bạn đọc vui lòng comment phía bên dưới bài viết để được hỗ trợ kịp thời nhé.
