Kế toán xây dựng có nhiệm vụ khác nhiều so với kế toán doanh nghiệp và xuất nhập khẩu. Dưới đây là những nhiệm vụ cơ bản của kế toán xây dựng:
Quy trình nghiệp vụ kế toán xây dựng:
Hợp đồng thi công (Chia giai đoạn nghiêm thu, thanh toán) => Dự toán công trình => Vay vốn (nếu có) Phát sinh nghiệp vụ (NVL, Nhân công, khấu hao, bán thầu phụ…) => Ghi nhận giá trị lũy kế phát sinh, nghiệm thu thanh toán theo giai đoạn => Tính giá thành, ghi nhận tổng doanh thu, lãi lỗ khi công trình hoàn thành => Nghiệm thu toàn bộ, thanh lý, đối chiếu dự toán, đối chiếu công nợ, nhập kho NVL thừa….
Kế toán xây dựng cần chuẩn bị, lưu trữ thông tin:
– Hơp đồng thi công, bảng dự toán từ phòng kỹ thuật, hợp đồng thuê nhân công, thuê lao động thời vụ, hơp đồng thuê thầu phụ;
– Biên bản nghiệm thu theo giai đoạn, nghiệm thu toàn bộ, thanh lý hợp đồng;
– Lưu trữ đầy đủ các chứng từ phát sinh;
– Đối chiếu giữa dự toán và thực tế phát sinh. Đối chiếu giữa chứng từ đầu vào và chi phí thực tế để lên kế hoạch cân đối đầu vào;
– Biên bản đối chiếu công nợ, giấy đề nghị thanh toán….
Đối với NVL chính (621):
– Trường hợp mua hàng xuất luôn cho công trình không qua kho: 331/621 ghi nhận chi tiết theo vât tư từng công trình.
– Trường hơp mua hàng nhập kho rồi xuất cho công trình: 331/152 => 152/621 ghi nhận chi tiết theo vât tư từng công trình.
– Điều chuyển NVL từ công trình này sang công trình khác (nếu có): lập phiếu điều chuyển kho ghi nhận chi tiết vật tư, công trình chuyển, công trình nhận.
– Nhập kho NVL thừa từ công trình về. Ghi giảm 621, ghi tăng 152.
Đối với chi phí nhân công (622):
– Chuẩn bị hợp đồng thuê nhân công thời vụ, hợp đồng giao khoán;
– Hạch toán chi phí nhân công: 334/622 chi tiết theo công trình. Trường hợp không chi tiết đươc sẽ tập hợp chung để phân bổ. Chi phí nhân công thường đươc ghi nhận và hạch toán vào cuối tháng.
Đối với chi phí máy thi công (623):
– Trích khấu hao theo từng tháng. Đối với máy thi công tham gia nhiều công trình thì kế toán đưa ra mỗi công trình sử dụng trong khoảng thời gian nào để phân bổ khấu hao cho công trình đó;
– Trường hợp khó xác định thì kế toán tập hợp chung để phân bổ vào cuối tháng.
Đối với chi phí thầu phụ (627):
– Kế toán xây dựng ghi nhận chứng từ, hóa đơn từ nhà thầu phụ và tập hợp thẳng vào công trình thuê thầu phụ: 331/627;
– Không nên để nhà thầu phụ xuất 1 hóa đơn cho nhiều công trình nhận thầu;
– Đối với chi phí chung khác (627) như: chi phí dịch vụ mua ngoài, khấu hao TSCĐ khác, CCDC, chi phí trả trước, nhân viên quản lý giám sát công trình….
– Kế toán hạch toán chi phí cho công trình: 111, 112, 142, 242, 334…/627 chi tiết theo công trình;
– Đối với các chi phí không xác định cụ thể cho công trình nào thì kế toán tập hợp chung để phân bổ.
Kiểm tra, xử lý:
– Phân bổ các chi phí tâp hợp chung cho các công trình. Thông thường phân bổ theo 621;
– Rà soát lại các chứng từ để xem tính đúng đắn để đưa phương án điều chỉnh, bổ sung;
– Hạch toán thuế tạm tính đối với công trình ngoại tỉnh.
Lập báo cáo:
– Các báo cáo công nợ, kho theo công trình;
– Các báo cáo giá thành: Bảng cân đối phát sinh công trình, báo cáo giá thành công trình, tổng hợp, chi tiết NVL phát sinh theo công trình, lãi lỗ theo công trình….
– So sánh chi phí thực tế với giá thành dự toán.
Theo dõi công nợ và thanh toán từ chủ đầu tư:
– Hỗ trợ nhập (import) bảng dự toán vào phần mềm. Đồng thời so sánh giữa giá thành dự toán và chi phí thực tế chi tiết theo từng chỉ tiêu trong dự toán.
– Cho phép theo dõi công trình theo nhiều cấp (hạng mục, gói thầu, giai đoạn). Khi đó tổng chi phí, doanh thu của các công trình cấp dưới sẽ bằng chi phí, doanh thu của công trình mẹ.
– Tập hợp chi phí chi tiết theo từng loại: Nguyên vật liệu, nhân công thi công, máy thi công, chi phí thầu phụ, các chi phí thi công khác cho từng công trình hoặc tâp hợp chung.
– Cho phép trích và phân bổ tư động các chi phí: khấu hao TSCĐ, mức phân bổ CCDC, chi phí trả trước, chi phí máy thi công. Cho phép trích phân khấu hao theo ngày tự động đối với các máy thi công, tài sản tham gia nhiều công trình trong kỳ.
– Cho phép phân bổ tự động các chi phí không xác định cụ thể cho công trình nào.
– Quản lý số liệu liên năm và lũy kế phát sinh từ khi khởi công.
– Theo dõi công nợ và thanh toán đối với nhà thầu phụ.
– Theo dõi tồn kho theo công trình.
– Tính giá thành, ghi nhận doanh thu chi tiết và phản ánh kết quả kinh doanh theo từng công trình.
– Phản ánh báo cáo đa chiều, đa chỉ tiêu, đa dạng báo cáo, cho phép tự sắp xếp, tự hiển thi các trường thông tin trên báo cáo, truy xuất ngược.
