Đối với kế toán mới vào nghề thì việc điền sai các thông tin như: Tên công ty, Mã số thuế, tên hàng hóa, tiền hàng, địa chỉ, thuế suất,… là việc hoàn toàn có thể xảy ra, thậm chí cả với các kế toán viên có nhiều năm kinh nghiệm. Trong nội dung bài chia sẻ hôm nay Trung Tâm Đào tạo Kế toán thực hành MAC sẽ hướng dẫn bạn đọc cách xử lý khi ghi sai hóa đơn giá trị gia tăng theo điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC – Hướng dẫn về hóa đơn, và thông tư 26/2015/TT-BTC mới nhất hiện nay.
Kiểm tra và xác minh lại sai sót là việc tiên quyết phải làm trước khi tiến hành xử lý hóa đơn viết sai. Nếu hóa đơn đã giao cho khách hàng, kế toán viên không được đơn phương điều chỉnh hóa đơn, mà phải có xác nhận bằng văn bản của cả 2 bên(bên mua và bên bán).
Để cho bạn đọc và học viên của Kế toán MAC có thể dễ dàng theo dõi, dưới đây cách xử lý khi ghi sai hóa đơn giá trị gia tăng sẽ được chia theo thời điểm và lỗi sai:
I. Phát hiện hóa đơn viết sai khi chưa giao cho khách hàng (bên mua):
1. Viết sai hóa đơn nhưng kế toán chưa xé ra khỏi cuống.
- Cách xử lý: Trường hợp này khá đơn giản, kế toán chỉ cần:
+ Gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai (không xé ra) và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuống của quyển hóa đơn.
+ Sau đó xuất lại hóa đơn mới đúng, giao liên 2 cho khách hàng.
- Rút kinh nghiệm: tham khảo thật kỹ các thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng (nếu có)… cần viết trên hóa đơn để viết đúng.
2. Hóa đơn viết sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng:
- Cách xử lý: Đối với trường hợp này các bạn xử lý theo các bước như sau:
– Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.
– Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.
– Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai bằng 1 trong 2 cách:
+ Kẹp tại cuống của quyền hóa đơn (Nên kẹp bằng ghim để tránh mất hóa đơn)
+ Lưu trữ riêng tại 1 file nào đó để thuận tiện cho việc quản lý, theo dõi, xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
(Chú ý theo khoản 1 điều 20 của TT 39/2014/TT-BTC thì vì chưa giao cho khách hàng nên các bạn không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn nhé)
- Rút kinh nghiệm: Trước khi xé hóa đơn GTGT ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra thật kỹ các thông tin trên hóa đơn, và yêu cầu người mua kiểm tra lại 1 lần nữa, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.(Kế Toán MAC cũng xin lưu ý các bạn thêm: Theo điểm d, khoản 3, điều 11 của TT 10/2014/TT-BTC – xử phạt vi phạm hóa đơn thì Lập hóa đơn nhưng không giao cho người mua sẽ bị phạt từ 4 đến 8 triệu. Vậy là nếu các bạn đã lập Hóa đơn nhưng vì 1 lý do nào đó (chưa thanh toán…) nên chưa giao cho khách hàng mà ngày hôm sau trở đi mới phát hiện ra sai sót trên hóa đơn thì dù chưa giao hóa đơn cho khách hàng chúng ta cũng phải xử lý tương tự như trường hợp đã giao để không bị phạt vì hành vi xuất hóa đơn mà không giao cho khách hàng)
II) Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng:
1. Hóa đơn viết sai chưa được sử dụng để kê khai thuế:
- Cách xử lý: Nếu kế toàn đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập sau đó đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua, nhưng hai bên chưa tiến hàng kê khai thuế. Thông tin sai trên hóa đơn được 1 trong 2 bên phát hiện ra hóa đơn có sai sót thì liên lạc với bên còn lại để xác nhận lỗi sai. Sau đó bên bán tiến hành:
+ Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập (2 bản – mỗi bên giữ 1 bản)
Theo mẫu sau: Mẫu biên bản thu hồi đã lập sai.
( chú ý: không sử dụng biên bản hủy hóa đơn như trước nữa nhé).
( Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu.)
+ Bước 2: Xuất hóa đơn mới (đúng) giao cho khách hàng.
Chú ý trên hóa đơn mới xuất thay thế:
+ Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày hiện tại (ngày làm biên bản thu hồi)).
+ Xác định lỗi sai của hóa đơn cũ, và viết thành thông tin đúng.
- Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế. (Hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai)
Các bạn đang theo dõi bài viết: Hướng dẫn cách xử lý khi ghi sai hóa đơn giá trị gia tăng
2. Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế:
Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua, còn với người bán thì dù bạn có viết sai thì bạn vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường.
Do đó, trong quá trình làm kế toán nếu các bạn phát hiện ra hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế Giá trị gia tăng thì kế toán xác định sai sót rồi lựa chọn cách điều chỉnh phù hợp với các hướng dẫn dưới đây:
TH1: Sai số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán.
Bên bán thực hiện như sau:
+ Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót:
Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
Lập 2 bản, ký, đóng dấu – mỗi bên giữ 1 bản.
+ Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót :
Đây là những sai sót về giá trị các bạn có thể ghi sai cao hoặc thấp hơn so với quy định hoặc thỏa thuận của các bên.
+ Nếu sai cao hơn => các bạn phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
+ Nếu sai thấp hơn => Các bạn phải lập hóa đơn điều chỉnh tăng.
Khi lập hóa đơn điều chỉnh thì:
- Ngày trên hóa đơn điều chỉnh là ngày hiện tại (ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn) Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất, thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…(Hóa đơn các bạn viết sai cái gì thì điều chỉnh cho cái đó)
- Kê khai thuế: Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào, vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh:
+ Bên bán: lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra.
+ Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào
+ Đối với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.
TH2: Hóa đơn viết sai: ngày tháng, tển hàng hóa, ĐVT, mã số thuế, số tiền viết bằng chữ:
+ B1: Hai bên tiến hành lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bản – mỗi bên giữ 1 bản)
+ B2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh cho phần sai sót
+ Ngày lập hóa đơn: là ngày lập biên điều chỉnh hóa đơn.
+ Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, Mã số thuế,…
+ Tại tiêu thức: “Tên hàng hóa, dịch vụ” các bạn ghi: Điều chỉnh …..(Sai cái gì điều chỉnh cái đó)…… ghi tại hóa đơn số …. ký hiệu… ngày.. tháng …. năm..
+ Các tiêu thức còn lại: các bạn gạch chéo.
=> Vì đây là những sai sót không ảnh hưởng đến tiền nên hóa đơn điều chỉnh này bên bán và bên mua không phải kê khai thuế. Hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh sẽ được kẹp cùng với hóa đơn viết sai trước đó.
TH3: Hóa đơn viết sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng MST:
- Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
- Biên bản điều chỉnh được lập thành 2 bản, ký đóng dấu, mỗi bên giữ 1 bản, kẹp cùng với hóa đơn đã viết sai trước đó để giải trình với CQT.Đây là hướng dẫn mới đáng chú ý tại Điều 3 của Thông Tư 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/2/2015 nhưng có hiệu lực từ ngày 1/1/2015, hướng dẫn Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Còn trước đây hầu hết các công văn đều hướng dẫn TH này là phải lập cả hóa đơn điều chỉnh.
Với bài chia sẻ về Hướng dẫn cách xử lý khi ghi sai hóa đơn giá trị gia tăng trên đây Kế toán MAC hy vọng bạn sẽ xử lý chuẩn và thành công nhé. Đừng quên like hoặc chia sẻ bài viết để các bạn khác cũng có cơ hội tham khảo thông tin hữu ích này.
