Người nộp thuế cần làm thủ tục phải đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc và phải có hồ sơ chứng minh lưu tại doanh nghiệp mới có thể được giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc. Dưới đây Kế toán thực hành MAC sẽ hướng dẫn bạn cách đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc chi tiết bằng hình ảnh:
1. Điều kiện để được giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc
Theo điểm c.2 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC ban hành ngày 15/08/2013 quy định:
- Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (NPT) nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế và được cơ quan thuế cấp mã số thuế.
- Khi đăng ký giảm trừ gia cảnh cho NPT, cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế cho NPT và được tạm tính giảm trừ gia cảnh trong năm kể từ khi đăng ký. Đối với NPT đã được đăng ký giảm trừ gia cảnh trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành thì tiếp tục được giảm trừ gia cảnh cho đến khi được cấp mã số thuế
- Thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31 tháng 12 của năm tính thuế, quá thời hạn nêu trên thì không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.
- Mỗi NPT chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế.
- Người nộp thuế chỉ cần đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh NPT một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh. Trong trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc/kinh doanh thì thực hiện đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh NPT như trường hợp đăng ký NPT lần đầu theo hướng dẫn tại tiết h.2.1.1.1, điểm h, khoản 1, Điều này.
2. Thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh
2.1. Đối với người nộp thuế
– Làm tờ khai đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh Mẫu 02/ĐK-NPT-TNCN theo TT số 92/2015/TT-BTC. (Mẫu này áp dụng từ ngày 30/7/2015 thay cho mẫu 16/ĐK theo TT 156)
– Hồ sơ chứng minh NPT để lưu trong doanh nghiệp (DN)
2.2. Đối với doanh nghiệp
DN Lập mẫu 16 TH rồi nộp qua mạng cho chi cục Thuế trực tiếp quản lý.
2.2.1. Lập hồ sơ
Sau khi tiếp nhận mẫu 02/ĐK-NPT-TNCN và hồ sơ chứng minh NPT của người nộp thuế thì lập mẫu 16 TH để nộp cho chi cục Thuế.
Có 2 cách lập mẫu 16 TH: vào lập tại phần mềm HTKK hoặc phần mềm TNCN 2.3.5
+ Cách 1: Lập tại HTKK
“Đăng nhập vào HTKK” chọn “Kê khai chọn Quyết toán thuế thu nhập cá nhân” chọn “Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh”
- Chọn năm → Kỳ khai báo
- Sau đó các bạn điền thông tin cần thiết.
Đăng ký lần đầu cho NPT thì nhập tại mục I
Đăng ký thay đổi thông tin của NPT đã đăng ký trước đó thì nhập tại mục II
Sau khi điền xong dữ liệu nhấn “Ghi” để lưu dữ liệu mới nhập → Kết xuất XML để nộp qua mạng cho cơ quan Thuế.
+ Cách 2: Đăng ký qua phần mềm TNCN 2.3.5
Mở phần mềm hỗ trợ quyết toán thuế TNCN 2.3.5 sau đó chọn Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh
Các bạn điền mã số thuế (MST) của DN, chọn kỳ tính thuế → nhấn Đồng ý
Chọn kỳ kê khai, năm kê khai.
Điền thông tin của DN
Tiếp đó điền các thông tin khai báo cần thiết
Tương tự: Nếu khai báo thông tin mới thì chọn khai báo tại mục I; Khai báo thay đổi thông tin của NPT thì chọn mục II.
Chọn Ghi để lưu dữ liệu và kết xuất để xuất hồ sơ chuẩn bị nộp cho cơ quan Thuế.
2.2.2. Nộp hồ sơ trang nhantokhai.gdt.gov.vn
Các bạn đăng nhập vào trang nhantokhai.gdt.gov.vn theo đường dẫn: http://nhantokhai.gdt.gov.vn/
Tiếp theo chọn mục Tài khoản tiến hành chọn Đăng ký tờ khai (để đăng ký nộp mẫu 16 TH đối với DN đăng ký nộp mẫu này lần đầu) nhấn chọn Đăng ký thêm tờ khai chọn đến mục thuế TNCN. Sau đó click chọn vào 16TH – Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh; tiếp đến kéo xuống nhấn Tiếp tục và Chấp nhận. Sau khi đăng ký xong các bạn sẽ tiến hành nộp mẫu 16 TH qua mạng.
Tương tự nộp các tờ khai thuế khác, các bạn chọn nộp tờ khai, đính kèm file 16TH kết xuất từ phần mềm HTKK (hoặc TNCN 3.2.5), sau đó ký điện tử và nộp tờ khai.
2.2.3. Tra cứu file đã nộp
Sau từ 5-7 ngày kể từ ngày nộp tờ khai, các bạn sẽ kiểm tra kết quả như sau:
Tại trang nhantokhai.gdt.gov.vn
Đăng nhập tài khoản của công ty, chọn mục Tra cứu nhấn chọn Tra cứu thông báo chọn loại thông báo nhấn Tra cứu và chọn file cần tải về.
Một số trường hợp khác:
- rường hợp NPT không cùng hộ khẩu nhưng đang sống cùng NNT thì nộp: Mẫu số 21a/XN-TNCN.
- Trường hợp không sống cùng NNT nhưng NNT phải trực tiếp nuôi dưỡng thì nộp: Mẫu số 21b/XN-TNCN.
Hy vọng bạn đọc sẽ đăng ký và tra cứu mã số thuế người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh thành công. Mọi thắc mắc trong quá trình thực hiện, bạn đọc có thể comment phía bên dưới bài hướng dẫn để được hỗ trợ nhé.
