Quy trình hủy các hóa đơn đã lập

Kế toán tổng hợp đôi khi phải đảm đương nhiệm vụ hủy các hóa đơn đã lập do sai hay có những thay đổi từ phía đối tác… Lúc đó, kế toán tổng hợp nên làm theo quy trình sau:

a) Hóa đơn chưa giao cho khách hàng

Hóa đơn lập sai nhưng chưa giao cho người mua, kế toán tổng hợp gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai;

b) Hóa đơn đã giao cho khách hàng

** Các trường hợp được hủy hóa đơn:

– Trường hợp cả người bán và người mua chưa kê khai thuế.
– Trường hợp người bán giao hóa đơn nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

** Quy trình xử lý hóa đơn lập sai

– Người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn;
– Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định;
– Hóa đơn sai sẽ được hủy khi có quyết định;
– Trình tự hủy hóa đơn được thực hiện như sau:

Phải thành lập Hội đồng hủy hoá đơn. Hội đồng huỷ hoá đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.
Các thành viên Hội đồng hủy hoá đơn phải ký vào Biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
Phải thông báo với cơ quan thuế thực hiện huỷ hoá đơn.
Phải lập Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy.
Thông báo kết quả hủy hoá đơn đến cơ quan thuế.

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn lập đã gửi cho khách hàng, 1 trong hai bên hoặc cả 2 bên đã kê khai thuế thì không được hủy bỏ hóa đơn mà phải làm hóa đơn điều chỉnh gửi cho khách hàng.