Kế toán xây lắp cần chú ý gì khi tập hợp chi phí và xuất hóa đơn

Kế toán xây lắp khi tập hợp chi phí công trình có rất nhiều điểm khác biệt so với các lĩnh vực khác. Khi làm nhiệm vụ này và xuất hóa đơn, kế toán xây lắp cần chú ý những vấn đề sau:

Một số lưu ý về tập hợp chi phí cho kế toán xây lắp:

v Nếu công trình chưa kết thúc kéo dài nhiều tháng, năm thì cứ treo trên 154. Khi hoàn thành: kế toán xây lắp lập biên bản nghiệm thu hoàn thành + biên bản xác nhận khối lượng

hoàn thành + quyết toán khối lượng là dựa vào khối lượng thực tế đã thi công và thanh thoán + xuất hóa đơn theo giá trị thực tế này.

Doanh thu: Nợ TK 111, 112, 131/ Có TK 511, 33311

Giá vốn: Nợ TK 632/ Có TK 154

v Sau khi kết thúc mỗi công trình: kế toán xây lắp lấy một thùng các tông bỏ hết tất cả tài liệu vào đó (Hợp đồng, thanh lý, biên bản xác nhận khối lượng, biên bản nghiệm thu, công văn,
hồ sơ thanh toán, hồ sơ hoàn công, bản vẽ hoàn công, báo cáo kinh tế kỹ thuật, thương thảo hợp đồng…) dán nhãn mác ghi chú tên công trình mã 154.

v Các vấn đề khác:

· Các căn cứ để xuất vật tư, và nhân công, chi phí sản xuất chung phải bám sát để tránh đưa vào vượt khung => bị xuất toán sau này.

· Dự toán là do các kỹ sư xây dựng ở phòng kỹ thuật lập bạn sang bên đó xin bản mềm bằng excel hoặc bằng quyển dự toán: trong dự toán có định mức nguyên vật liệu, nhân công, sản xuất chung, và chi phí máy thi công,… tất cả thể hiện đầy đủ trên Bảng tổng hợp kinh phí.

Xuất hóa đơn đối với xây dựng:

Theo khoản 2 điều 16 Thông tư Số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014:

v Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

v Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Như vậy: Các khoản ứng trước của khách hàng không được xuất hóa đơn mà chỉ theo dõi công nợ 131

v Loại công trình cuốn chiếu làm đến đâu nghiệm thu đến đó (gọi là phân đoạn, nghiệm thu giai đoạn) => gọi là nghiệm thu giai đoạn thi công, hạng mục nào làm xong nghiệm thu luôn thanh toán xuất hóa đơn luôn.

· Ví dụ:

– Giai đoạn 1: Biên bản nghiệm thu giai đoạn 1 + biên bản xác nhận khối lượng giai đoạn 1 + bảng quyết toán khối lượng giai đoạn 1 => xuất hóa đơn GTGT giai đoạn 1.

– Giai đoạn 2: Biên bản nghiệm thu giai đoạn 2 + biên bản xác nhận khối lượng giai đoạn 2 + bảng quyết toán khối lượng giai đoạn 2 => xuất hóa đơn GTGT giai đoạn 2.

– Cứ như vậy cho đến khi kết thúc công trình.

ð Kết thúc công trình bằng các giai đoạn cộng lại: Biên bản nghiệm thu khi hoàn thành công trình đưa vào sử dụng + biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành + bảng quyết toán khối lượng công trình. Sau đó xuất hóa đơn GTGT phần còn lại + thanh lý hợp đồng.

· Trên thực tế: Mỗi lần ứng là chủ đầu tư đều yêu cầu xuất hóa đơn mới cho tạm ứng do đó để hợp thức hóa tiền tạm ứng cho các hóa đơn xuất ra thì phải làm: Biên bản nghiệm thu + biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành trong giai đoạn, theo kiểu cuốn chiếu cho đúng luật chế độ sử dụng hóa đơn.

– Tức bên thi công phải thi công xây dựng hết các hạng mục toàn bộ để tiến hành nghiệp thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng.

–  Kết thúc công trình: Biên bản nghiệm thu khi hoàn thành công trình đưa vào sử dụng + biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành + bảng quyết toán khối lượng công trình. Xuất hóa đơn GTGT + thanh lý hợp đồng.

ð Kết luận: Nếu đã nghiệm thu công trình thì là thời điểm xuất hóa đơn tài chính, nếu không xuất thì sẽ bị phạt, cụ thể theo khoản 3 điều 11 Thông tư Số 10/2014/TT-BTC ngày 17/1/2014:

+ Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng đối với hành vi: Lập hóa đơn không đúng thời điểm.

+ Ngoài ra còn bị phạt tiền 10.000.000 đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi: Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên.

+ Phạt hành chính

+ Phạt chậm nộp thuế.